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PowerPointで作成した資料を、A4サイズで印刷したい

昨年からオンライン化が一気に進み、対面で行っていたセミナーや講座もオンラインで開催することが増えましたね。

PowerPointで資料やテキストを作成し、画面共有で映し出し、別途データでメール送信、又は郵送にて資料を送付…という作業が日常になってきました。

 

 

私は2019年までは対面でのみ講座を行っておりましたので、Wordで資料を作成し、印刷をして資料配布をしていました。ただ、オンライン化になるとWordでは限界があります。

 

 

昨年、PowerPointを購入して資料を一新。

講座中に画面共有をした資料やテキストはPDFデータに変換をして、講座終了後にメールで送信をしています。

 

 

ちなみに、講座中に私が使用するテキストは、PowerPointのデータの印刷レイアウトを「ノートタイプ」にして印刷し、下の余白部分に話すことを手書きでまとめています。私自身が手書きをした方が覚えられるのでこういう印刷の仕方をしておりますが、PowerPoint上でノートに入力しテキストと一緒に印刷をするという手段もありますので、ご自身のやりやすい方法で自分用のテキスト印刷をしてみてくださいね。

PowerPointの資料をA4サイズで印刷したい

お恥ずかしい話、私はこの質問が来るまでPowerPointをA4用紙に印刷をしてバランスがおかしいとか考えたことがありませんでした。

 

デザインも文字もバランスよく印刷されていたので、特に気になる点は無いと思っていたのですが、深く話を聞くと、PowerPointのスライドサイズが16:9で、印刷する用紙のサイズがA4だと上下に余白がある状態になります。

こういう状態ですね。

私はこの状態を気にならずに印刷していました。

 

 

ただ、この状態が気になる人もいるようで、

 

 

A4サイズにピッタリに収まるように印刷をするためにスライドのサイズを変えたら、バランスが崩れておかしくなった!

 

 

という声を頂きました。

 

考えてみると私の職場のPC内にあるPowerPointは、デフォルトが4:3かA4サイズに設定されているのか、印刷をしてもA4サイズいっぱいにレイアウトされた状態で印字されています。この職場PCと家PCでの表示や印字の違いに全く気付かなかったため、印字される内容に違和感がなかったのかもしれません。

 

 

最初からスライドサイズをA4に変更して資料やテキストを作成する方もいますが、設定変更を忘れ16:9で作成してしまった後にA4サイズピッタリに印刷する方法はないのでしょうか。

印刷するにはスライドサイズを変更する

「16:9のスライドで作成した後、A4サイズピッタリに印刷したい!」

 

「印刷をするのにスライドサイズを変更したら、デザインのバランスがおかしくなった!」

 

 

こういう場合の設定方法を見てみましょう。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

①デザインタブの右側にある「スライドのサイズ」をクリック

②「ユーザー設定のスライドのサイズ」をクリック

③「スライドのサイズ指定」をA4にする

幅と高さが実際のA4サイズと異なるので、

幅29.7 高さ21 に設定し、OKをクリック

④「サイズに合わせて調整」を選択

16:9が…

A4サイズに変更されました。

(少しデザインが縦長になりましたね)

多少の微調整が必要な部分があるかも知れませんが、大幅なバランス崩れはなく印刷できました。

 

 

もし、スライドは16:9、印刷はA4ピッタリに行いたい場合は上下をフルに使うことを意識するのも1つの方法かも知れないですね。

 

 

ただ、PowerPointは元々スライドを印刷することを想定したものではないということを理解しておきましょう。

スライドのサイズ設定は用途別に

私のように16:9サイズでA4用紙に印刷をしても上下の余白が気にならない人もいれば、気になる人もいます。せっかく作成した資料やテキストは、キレイなバランスで見てもらいたいものですよね。

 

 

①16:9のまま作成

 特に、上下の余白が気にならない方や印刷することがない資料の場合は、16:9の

 サイズのまま作成して問題ありません。YouTubeのサムネイルをPowerPointで作成

 する人もいますので、大いに活用したいサイズですね。

 

 

②作成前にスライドサイズを変更する

 16:9の印刷で上下の余白が気になる方、A4サイズピッタリに印刷をしたい方は、

 資料を作成する前にスライドサイズを変更しておきましょう。

 印刷する際もスライドのまま印刷されますから、バランスが崩れることなく印字され

 ます。

 

 

③16:9で作成し、印刷前にスライドサイズを変更する

 今回案内をした方法でスライドサイズを変更すれば、A4サイズで印刷することが可能

 です。ただ、そのまま保存をしてしまうとスライドサイズが16:9ではなくなりま

 すので、少し扱いには注意をした方が良さそうです。

 

 

どのパターンでも、印刷する際に2スライドや3スライドに設定をしてもサイズ等は特に問題なく印字されますので安心してくださいね。