· 

記帳を楽にするICカードの使い分けと帳簿の記帳方法

帳簿を簡単に記帳するための手段を模索している中で、交通系ICカードを仕事とプライベートを分けた方が良いだろうと思いました。

 

今回は、北海道のJRや地下鉄の券売機の話になります。他の地域の交通系ICカードや券売機の事情が不明のため、北海道以外の方は参考程度に又はご自身の地域の実情に合わせて読み替えて頂けると幸いです。

 

仕事とプライベートと同じ交通系ICカードを使用していると、小さな文字で書かれた利用明細を「仕事」と「プライベート」に分けるのに非常に時間がかかります。しかも、間をおいてのチェックとなりますので「この日何に使ったっけ?」と思い出すのも大変なんですよね。

 

北海道の交通系ICカードは、JR系の「Kitaca」と札幌市営地下鉄の「SAPICA」の2つ。

この2つのカードの違いといえば、SAPICAの方は10%のポイントが貯まり乗車料金にポイントを使うことができることと、Kitacaは地下鉄に乗れてもSAPICAはJRに乗れないことです。

交通系ICカードの見直し1回目

起業をした頃は、基本は徒歩での移動。地下鉄にほとんど乗ることがなく、JRの方が利用頻度が多かったためにKitacaを1枚持っているだけでした。そんな中、ICカードを使用した際の交通費の計上方法を調べていくと、ICカードを仕事とプライベートを分けた方が記帳する際に手間や工数が若干省けるのでは?という思いになり、どのICカードを仕事用に、どのICカードをプライベート用にするか検討をすることにしました。

 

その際、次の5つの懸念事項がリストアップされたのです。

 

①JRに乗ることが多く、地下鉄にはほとんど乗らないのでSAPICAを作るメリットがあまりない

 SAPICAはポイントが貯まるけど、JRに乗ることが出来ない。

②SuicaのICカードを作るなら、関東圏に行かないと作れない

 出来ればカードで管理したいけど、これだけの為に関東圏にはいけない

③おサイフケータイに慣れておらず、モバイルSuicaに抵抗があった

 非常にアナログ人間でした

④Kitaca2枚持ちは、番号管理をしなければならないので手間が増える

 楽に帳簿付けをしたいのに、手間が増えてはならない

⑤Kitaca内蔵のクレジットカードは、カードの有効期限を気にしながら使わなければならない

 これは既に持っていたので、気兼ねなく取り入れることが出来たのですが有効期限内に全て使いきらないといけないのがネック

 

これらを考慮して、私がストレスなくICカードを管理できる方法を考えた結果、既に持っているKitacaを仕事用に、プライベート用はモバイルSuicaを設定して使用することに決めました。

理由としては、モバイルSuicaの利用履歴の印字方法が調べても分からなかったのと、KitacaであればJRの券売機でも地下鉄の券売機でも利用履歴の印字が出来るため、Kitacaを仕事用にした方がストレスなく扱えるという判断になったためです。

 

交通系ICカードの見直し2回目

交通系ICカードの見直し1回目から1年後。引っ越しに伴い地下鉄利用が必須となり、派遣の仕事で定期が必要となったこととポイントが貯まるSAPICAを持った方がお得になるため、SAPICAも持つようになりました。定期の利用分は利用明細に記載はされません。定期外利用分のほとんどが個人事業主の仕事で利用したことになりますので、利用明細を印字し帳簿に記帳することに関してはKitacaと大した変わらない作業量で行うことができます。

 

・Kitacaは個人事業主の仕事専用

・モバイルSuicaはプライベート専用

・SAPICAは定期券も兼ねているため、派遣の仕事と個人事業主の仕事、プライベートの兼用

 

この結果、3枚の交通系ICカードを扱う状況になってしまいましたが、個人事業主の仕事のオンライン化が進み対面での講座開催がほぼ無くなりましたし、私自身が感染対策でお休みの日に街に出ることをしなくなりましたので、KitacaやモバイルSuicaを利用する機会がほとんど無くなりました。微妙に残っている残高の扱いをどうするか考えながら、ただ持っている状況がずっと続いています。

 

交通系ICカードを3枚持っていることのデメリットが1つあります。

プライベートでも親交のある人に会いに行くとき、今日はどの交通系ICカードを使用するのか間違えない様に気を付けなければならないことです。交通系ICカードの使用頻度も少ない上に、会う回数も少ないので尚更気を付けないとなりません。

 

交通系ICカードを使用した時の帳簿の記帳

任意の書式で構いませんので、交通費明細書という書式を用意します。(下記画像参照)

この書式には、使用した日・使用した目的・利用区間・金額を記載します。

 

 

帳簿の記帳方法に関しては次のとおりです。

 

①ICカードにチャージするとき、プライベートのお金でチャージ。

 このときの現金出納帳の記載は不要です。

 

②毎週や半月ごとなど定期的に使用履歴を券売機で印字し、仕事で使用した部分にラインを引く

 印字件数にも限りがありますので、こまめに印字しないと記帳漏れが発生します。

 

③交通費明細書に、使用金額・訪問先と使用目的を記入。

 交通費明細書は1ヶ月単位で作成

 

④交通費明細書に記載された合計金額を、事業用現金から出金しプライベート資金へ移動

 毎月月末に処置をします。

 

⑤月末の日付で現金出納帳等の帳簿に記載する

 仕訳の仕方 ⇒ 交通費 ×××円 / 現金 ×××円

 

 

 

この方法ですと、仕事とプライベートを併用した交通系ICカードを利用しても問題なく仕訳を行うことができます。記帳するのも月1回になりますので作業工数がだいぶ減り楽になりますが、こまめな印字と仕事で利用した分のライン引きという作業が若干面倒に感じるかも知れません。その点、仕事用の交通系ICカードを設定していれば、ラインを引く作業がなくなりますので、更に作業が楽になります。

まとめ

最終的に今は3枚持ちになってしまったので、複数枚管理に多少の面倒さを感じるのは否めません。

オンライン講座が主流になってきている今、JRの利用頻度も少なくなりJRを利用する分の帳簿への記帳もほぼありませんので、KitacaとモバイルSuicaを1つにしてもいいのかな?という風には感じています。

 

帳簿に記帳する上で、交通系ICカードを仕事用とプライベート用に分けていた方が断然楽でいいことには変わりありません。

あなたが帳簿に記帳しやすい方法、管理手段を選んでくださいね。